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miércoles, 7 de marzo de 2012

Cada “power point” tiene su historia

 

ppt en blanco

A lo largo de mi vida profesional, como seguramente la de ustedes, he tenido que presentar un “powerpoint”, o muchas veces, dejar que éste me presente a mí.

En ocasiones, los requerimientos exigían que duraran una hora o más. Otras, que duren cinco minutos o menos.

A la distancia, los más motivadores eran aquellos que tenía que elaborar y presentar como parte de un maratónico comité ante el cliente, cuando trabajaba en una agencia de gráfica retail como planner estratégico.

¿La razón?

Según como se desarrollaba la reunión, el entusiasmo o cansancio de los presentes, la urgencia o no urgencia del tema, lo agradable o no tan agradable del tema a tocar, entre otros aspectos, condicionaban su duración desde un “el próximo comité lo vemos” hasta a veces, media hora. Y media hora era muchísimo tiempo en ese contexto y con aquellos clientes.

Los que han tenido o tienen experiencia en retail, saben que es un negocio que se mueve bajo abundante planeamiento, data y métricas. Otro pequeño reto adicional para explicaciones que debían durar menos de 5 minutos.

Lo que aprendí en casi 7 años haciendo este tipo de presentaciones periódicas:

  • A preparar presentaciones documentadas de hasta una hora, pero también preparadas para ser explicadas usando un solo chart si fuera necesario.
  • A percibir el contexto y el sentir de los presentes acerca del tema a tratar, para no cansarlos o pedir reiteradamente que me presten atención.
  • A abrir la presentación con una sola idea central, eje de todo el “power point”. Si interesaba bien. Si no, mejor, pasábamos a otro enfoque o tema.
  • A reflexionar mucho en el contenido e ideas, antes de ni siquiera abrir un ppt en blanco. La pizarra gigante de la oficina siempre fue mi mejor chart.
  • A no dejar que las formas visuales dominen mi presentación, tanto que al final terminen siendo solo eso, un conjunto atractivo de formas visuales.
  • A no encargarle injustamente al ppt que haga mi trabajo de “contar el cuento”, porque la mayoría de las veces miramos, pero no siempre leemos.
  • A gozar de mis cinco minutos de fama cuando lo hacía bien, como de mis semanas de aprendizaje cuando lo hacía mal.
  • A medir el impacto de una presentación, no tanto al final de ella, más bien luego de algunos meses, cuando algo era aplicado exitosamente o no.
  • A ver una presentación como algo estimulante, retador y creativo, tratando de evitar el “otro aburrido ppt más”. Cada ppt es y debe ser, al menos para quien lo presenta, una historia única y digna de contar. Eso se nota a leguas en el brillo en los ojos del presentador y más aún. en su narración.
  • Finalmente, a no presentar lo que no está listo, o ser claro en mencionar que no está listo. ¿Sabes lo que pasa si no lo haces? La falta de claridad en tus ideas harán que te demores el doble o triple de tiempo en explicar lo que quieres, y en ese caso, no hay forma de hacerlo en cinco minutos.

 

Actualmente ya no hago tantos “ppts”. Tengo la suerte que los clientes con los que me ha tocado/toca trabajar, tienen casi siempre una gran pizarra esperando a ser llenada. Y eso me encanta, pues mientras vamos conversando y garabateándola de la manera más ordenada posible, terminamos con una especie de boceto de infografía o mapa mental, al cual luego le tomamos una foto y va para el archivo. Pero ese ya es otro tema, como lo son las nuevas herramientas interactivas y con algunas funcionalidades de redes sociales.

¿Y a qué vino todo esto? Pues andaba revisando mi blog personal y me topé con este antiguo post que escribí por los 25 años de Power Point.  

¿Y ustedes, que se cuentan de sus power point?

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